Häufige Fragen und Antworten zu den Anforderungen im Zusammanhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz

Hier finden Sie häufige Fragen und Antworten zu den Anforderungen in Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz. Wenn Sie Bedarf an spezifischen Dienstleistungen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes haben, können Sie bei uns ein Angebot für die gewünschten Dienstleistungen anfordern.

Was ist der Zweck des Gesetzes und wo finden wir den Gesetzestext?

Es geht um den Schutz von Personen, die Hinweise geben, sowie von jenen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind. Dies schließt weitere betroffene Parteien wie zum Beispiel Zeugen oder Dienstleister ein. Grundsätzlich ist es auch wichtig, interne Meldekanäle zu schaffen, damit solche Meldungen abgegeben werden können.“

Den aktuellen Gesetzestext können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.

Es muss die Möglichkeit geschaffen werden, die Meldungen entweder mündlich (z.B. per Telefon oder andere Art der Sprachübermittlung) oder schriftlich (z.B. via E-Mail oder einer Webseite) abzugeben. Es reicht also aus, einen dieser möglichen Meldekanäle bereitzustellen, und die genannte Anforderung bieten etliche Ausstaltungsmöglichkeiten. Sie können aber auch mehrere Meldekanäle anbieten.

Neben obern genannten Meldekanälen sieht das Gesetz vor, dass die hinweisgebende Person auch ein persönliches Treffen mit der internen Meldestelle innerhalb einer angemessenen Frist verlangen kann. Dieses persönliche Treffen kann auch mittels Bild- und Tonübertragung stattfinden, sofern zuvor eine Einwilligung erteilt wurde.

  • Die eingerichteten Meldekanäle müssen für Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden. In § 3 Abs. 8 des HinSchG finden Sie eine genaue Beschreibung welche Personengruppen unter den Begriff „Beschäftigte“ fallen:
    Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter mit Ausnahme der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten, Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind (zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten), Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind.
  • Die Meldekanäle können auch natürlichen Personen offenstehen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Arbeitgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen. Damit sind zum Beispiel Lieferanten oder Geschäftspartner gemeint.

Nein. Für andere Personen, die im beruflichen Kontext mit dem Unternehmen zu tun haben, wie z. B. Lieferanten oder externe Dienstleister, ist der Zugang zur internen Meldestelle nicht zwingend erforderlich. Es ist jedoch möglich, diese Meldestelle auf freiwilliger Basis auch für diesen Personenkreis zu öffnen.

Nein. Im Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz gab es diese verpflichtende Anforderung noch. Im verabschiedeten Gesetzestext wurde diese Anforderung jedoch gestrichen. Hierzu findet sich im §16 Abs. 1:

„… Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.“

Es ist nicht erforderlich eine anonyme Meldekanal anzubieten. Sie können also auch nur Meldekanäle bereitstellen, bei denen sich die hinweisgebende Person bekanntgeben muss.

Dennoch haben Sie die Option, anonyme Meldungen im Zuge der internen Meldestelle einzurichten und zuzulassen. In dem Fall müssen anonyme Hinweise dann aber auch im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes auch bearbeiten. Wenn Sie anonoyme Meldungen zulassen, benötigen Sie dann aber fast zwangsläufig ein Meldeportal, bei dem Sie der hinweisgebenden Person anonym Rückmeldungen geben können.

Wenn ein Beschäftigungsgeber 50 oder mehr Beschäftigte inkl. LeiharbeitnehmerInnen hat, besteht die Verpflichtung, eine interne Meldestelle einzurichten. Eine genaue Definition, wer alles als ‚Beschäftigte‘ gilt, finden Sie in § 3 Abs. 8 des HinSchG.

Das Gesetz selbst ist für alle Unternehmen anwendbar, unabhängig von ihrer Größe. Auch wenn die keine interne Meldestelle einrichten müssen.

Ab dem 17.12.2023 muss diese für Unternehmen mit einer Belegschaft zwischen 50 und 249 Beschäftigten eingerichtet werden. Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten hätten die interne Meldestelle eigentlich bereits seit dem 2. Juli einrichten müssen. Dennoch werden bis zum 17. Dezember keine Bußgelder erhoben, falls sie noch nicht existiert. Dies wurde wahrscheinlich so entschieden, da die Übergangsfristen sehr knapp bemessen waren. Daher muss auch in solchen Unternehmen die interne Meldestelle bis spätestens 17.12.2023 eingerichtet sein.

Die interne Meldestelle wird innerhalb des Unternehmens eingerichtet. Sie kann von einer intern benannten Person oder Abteilung geführt werden oder auch extern von einem Drittanbieter bereitgestellt werden. Diese Aufgabe kann von mehreren Personen gemeinsam übernommen werden. Zudem ist auch eine Kombination aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern möglich.

Hinweis: Derzeit ist umfänglich abgeschlossen geklärt, ob ein Drittanbieter die interne Untersuchung ohne die Beteiligung eines internen Mitarbeiters der Meldestelle durchführen kann. Dies liegt an einer Stellungnahme auf eine Anfrage der EU-Kommission, die zu einigen Unklarheiten führt. Im Gesetzestext selbst gibt es dazu jedoch keine konkreten Ausschlusskriterien.

Externe Meldestellen werden vom Bund, den Ländern sowie bestimmten Ämtern bereitgestellt. Siehe dazu §27 ff. HinSchG.“

Durch diese Regelung soll den Beschäftigten ein Anreiz geboten werden, zuerst intern beim Arbeitgeber eine Meldung abzugeben. Dennoch hat der Beschäftigte auch immer die Option, seinen Hinweis bei einer externen Meldestelle abzugebeben.

Verweise im Gesetzstext: §7 Abs. 3 HinSchG

Nein, Sie sind nicht verpflichtet, die Meldekanäle öffentlich zu machen. Allerdings müssen Sie Ihren Beschäftigten mitteilen, auf welchem Weg sie Hinweise abgeben können. Sie sollten diese Informationen einmalig, beispielsweise zusammen mit der Lohnabrechnung, an Ihre Beschäftigten weitergeben. Zusätzlich können Sie sie dauerhaft am schwarzen Brett aushängen oder im Intranet veröffentlichen.

Es ist nicht ausreichend, nur das Meldeportal zu betrachten. Für einen umfassenden Datenschutz muss der gesamte Prozess nach einer Meldung berücksichtigt werden. Dabei muss der Schutz nicht nur für die Person, die einen Hinweis gibt, gewährleistet sein, sondern auch für die Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie für weitere betroffene Parteien (z.B. Zeugen oder Dienstleister)

Zusätzlich müssen bei der Überprüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung und eventuell bei der Befragung von Beteiligten auch die Kommunikation, Dokumentation und Datenablage der internen Meldestelle einbezogen werden.

Ja, grundsätzlich können mehrere Einzelunternehmen eine gemeinsame interne Meldestelle einrichten. Diese Konstellation kann insbesondere bei einer Unternehmensgruppe von Bedeutung sein. Voraussetzung ist, dass jede beteiligte Gesellschaft weniger als 250 Mitarbeitende hat.

Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden müssen eine eigene Meldestelle haben. Di

Eine Doppelrolle ist möglich, sofern eindeutige Vertretungs- und Zuständigkeitsregeln bestehen. Dies ist auch bei den meisten internen Mitarbeitern erforderlich. Die zusätzliche Funktion wird in diesem Fall von einem Mitarbeiter übernommen, dessen Hauptaufgabe eine andere ist. Sollte sich der Hinweis auf die Position selbst beziehen, wäre das sonst eine Selbstkontrolle. Die Lösung liegt darin, dass die Prpfung im eigenen Bereich von einer anderen Person übernommen wird.

Wenn das Ergebnis positiv ist, muss die interne Überprüfung des Falls beginnen. Es ist erkennbar, dass diese insbesondere unternehmensintern durchgeführt werden muss. Die Geschäftsführung kann bei Bedarf auch externe Ressourcen, wie beispielsweise einen Anwalt, für die Ermittlung hinzuziehen.

Bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen.
Prüft, ob die eingehende Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich fällt, welche in § 2 HinschG genannt werden.
Prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung.
Hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt.
Ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen
Ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.
Muss der hinweisgebenden Person innerhalb einer angemessenen Zeit eine Rückmeldung geben. Diese erfolgt spätestens nach drei Monaten. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreich ist, beträgt diese Frist sechs Monate.

Ja, es ist möglich, die interne Meldestelle ohne einen externen Dienstleister zu betreiben. Allerdings ist ein alternativer Plan (Plan B) erforderlich, falls eine Meldung eine Untersuchung gegen die Person oder die Hauptfunktion des Mitarbeiters erfordert, der die interne Meldestelle betreut. Wenn Sie die interne Meldestelle intern besetzen, sollten Sie zudem einen Stellvertreter benennen, da Meldungen auch an freien Tagen eintreffen können. Es ist erforderlich, der Person, die den Hinweis gegeben hat, innerhalb von sieben Tagen eine erste Rückmeldung zu geben.

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